入社初日からリモートワークでも大丈夫!デザイナー流、オンラインでのコミュニケーションを円滑に行う3つのコツ

こんにちは!株式会社ベーシックでデザイナーをしてます、ブライアン(@skinnybrian_tw)といいます。

 

株式会社ベーシックはオールインワン型BtoBマーケケティングツールの「ferret One」やフォーム作成管理ツールの「formrun」を提供している会社です。

 

無料で使えるメールフォームと顧客管理 | formrun (フォームラン)

 

現在フォーム作成管理ツールのformrunのデザイン全般を担当している僕は、今年2020年の3月にベーシックに入社しました。

 

2020年の3月といえば、世の中の状況に合わせてリモートワークが一斉に社会に広まった時期。僕自身も、入社2日目からリモートワークでの勤務がスタートしました。もちろん未知なことが多く、初めての転職だったということもあり、不安でいっぱいでした。

 

この記事ではそんな状況下で僕がデザイナーとして試行錯誤しながら見つけた、リモートワークでもコミュニケーションを円滑に行うためのコツをお伝えしたいと思います。

 

デザイナーさんはもちろん、在宅勤務やリモートワークによりチームや部署内のコミュニケーションに悩んでいる方にぜひ参考にしていただければ嬉しいです。

僕が「コミュニケーションに工夫が必要だ」と感じた理由

 

通常通り出社をしていたら入社オリエンテーションや歓迎会、定例会議などで社員とのコミュニケーションの場があり、関係を深めることができたでしょう。

 

しかし、ベーシックに入社してから僕は全てリモートでの対応。オンラインで関係を深めることも可能ではありますが、「会社に出社し、近くに仲間がいる状態で仕事をすることで、相談やコミュニケーションが気軽にできる」という機会は失われていました。

 

特にデザイナーとしては必ず確認をしておきたい、作成したワイヤーフレーム※やデザインを共有したときのチームメンバーの表情や、その表情を通じて得る「どこでつまずいたのか」という情報をオンラインでは上手く得ることができません。入社後このような状況が続き、「コミュニケーションに工夫が必要」だと強く感じました。

 

※ワイヤーフレームとは
Webページやアプリケーションのレイアウトを定める設計図。実際の現場では、実際のデザインに落とし込む前段階にラフスケッチのようなものを共有して、認識が合っているかを確かめるときに作成します。

 

しかし頻繁にコミュニケーションをとるだけだと、ただチャットに素早く反応するといういわば作業になってしまいます。コミュニケーションが作業になってしまうと、温度感が伝わらずそれもミスコミュニケーションに繋がりかねません。

 

会話ひとつをとっても、それは相手に配慮できているかどうかということに少しでも意識を向けるだけで、会話の質が全然変わってくるのではないかと僕は思います。

 

ということで今回はその「コミュニケーションを円滑に行える工夫」について、僕が実践している工夫を3つご紹介したいと思います。

リモートでのコミュニケーションを円滑に行うための3つのコツ

①資料で見てほしいポイントを明確にして共有する

僕はデザインツールで作成したワイヤーフレームをビジネスサイドやエンジニアに共有、確認をしてもらいながら、具体的なデザインに落とし込んでいくことを日々業務として行っています。

 

formrunチームではデザインツールとしてFigma※を採用しており、僕はいつも以下の画像のように、デザインしたものの近くに簡単な「見出し」をつけたり、ディスカッションしたメモ書きを直接デザインファイルに残したりして、確認をする相手にこれが何なのかをわかりやすく伝わる工夫をしています。

 

※Figmaとは
デザイン制作を行うアプリケーションの1つ。主にWebサイトデザインや、スマートフォン用のアプリデザインの用途として多くの企業で使われています。個人用途であれば無料で誰でも利用できます。

 

 

こうすることで、「その画面のデザインは何なのか」「変更点はどこなのか?」「フィードバックがほしいところや見てほしいところはここだ」というポイントがわかりやすくなり、コミュニケーションを取りやすくなるのです。

 

では逆に見出しなどの配慮をしないまま渡すとどうなるでしょうか。

 

以下の画像は極端な例ですが、デザインした本人にはわかるような配置をしているものの、相手は「どこをみたらいいのか?」「何が今回新しくデザインで加わったのか?」をひと目で確認することができません。

 

ただファイル渡されただけだと、どこの何をみたらいいのかわからなくなる…🌀

 

こうなってしまうと、結局デザイナーに「どこを見たら良いのか」「何が変わったのかわからない」などとコミュニケーションコストがかさんでしまい、少し非効率になってしまいます。

 

少しでもいいのでまずはデザインファイルに「見出し」をつけ、相手の生産性に配慮してみましょう。

②「20%」くらいの完成度でこまめに報告する

在宅勤務が始まって以降、デザインや執筆のような作業を基本的には自宅に1人でもくもくと作業をすることが多くなりました。

 

作業に集中できるという点では良かったのですが、会社で働いている時よりも気軽にチームの人と話をすることができなくなったことで、社内の依頼者とデザイナー双方の温度感が伝わりづらいという悩みがありました。

 

コミュニケーションが少なくなってしまうと、依頼者も「今どのくらい進んだのかなぁ…?」と不安を感じることが多くなってしまうのです。

 

そんなときにおすすめなのは、とにかく「途中」を見せること。どのくらい途中かというと、「20%」くらいの完成度でまずは見せてみることを意識してこまめに共有することをしています。

 

 

こうすることで、もちろんまだ途中であるということを前提に共有すれば、周りも「もう手を付けてくれている」「いまここまで進んでるのか」というように進捗も見ることができるし、なによりガチガチに完成してしまった後の「やっぱりこうしてほしかった」などの手戻りを事前に防ぐこともできます。

 

僕は途中までのデザインをSlackに定期的にあげるようにしているのですが、ビジネスサイドや開発の人にもみれるチャンネルでお互いの意見を聞くことができるので、とても進めやすいですし、チーム内での合意形成もとりやすいです。

 

僕は上の画像のように、制作中のデザインのスクリーンショットも併せて共有しているのですが、そうすることで素早くフィードバックを得ることができるのでおすすめです。

③社内チャットツールで自分がメインでつぶやくチャンネルを作成する

入社してから数日のオフィスワークを除いてほとんどがリモートワークだったので、話したことない社員さんが大半以上。

 

僕のような中途入社の社員だけでなく、今年入社した新卒の方々も、ほとんど社員と対面したことがないなかでのリモートワークとなり、一緒に働いている人がどんな人となりなのだろうと不安を持っている人もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。(ちなみにベーシックでは入社式もオンラインでした)

 

ではどうすれば人となりを知らない人とオンラインで会話しやすい環境が手に入るか。

 

まずはベーシックの皆さんに僕という人間を知ってもらいたかったのと、仕事での会話も大事だけど仕事以外の会話もしたかったということで、とにかく「雑談」ができる環境がほしいと強く思いました。

 

でも実際「リモートワークでの雑談ってどうやれば実現できるの??」と思いますよね。

 

そこで僕が見つけた方法は、社内のチャットツールで自分だけメインでつぶやくチャンネルを作るというものです。

 

ちなみに僕がメインでつぶやいてるチャンネルでは以下の画像のように、仕事しててふと思ったことや、時には業務と関係ないことだったりとか自由につぶやいてます。(そしてそこにいるインターン生がその話に乗っかってきたりして雑談してます)

 

 

この方法はsuinさんという方が提唱している「分報(ふんほう)」という仕組みを使っていて、気軽に自分の行っている作業のメモを残したり、時には仕事と関係ないことをつぶやいたりするというチャンネルを用意しています。

 

(参考:Slackで簡単に「日報」ならぬ「分報」をチームで実現する3ステップ〜Problemが10分で解決するチャットを作ろう

 

このチャンネルにはチーム内外関係なく興味がある人がそのチャンネルに入り、タイムラインを眺められるようになっています。

出社している場合は、他の社員や直属の上司と仕事の話はもちろん、雑談もしてたかと思います(僕はよくしていました)。

 

またはラウンジ等の共用スペースやランチ先のお店で、仕事と関係ない会話をすることで、相手の新たな一面を知ったり、プライベートで出かけるきっかけを作ったりしていたかと思います。

 

雑談は上下関係なく対等に話すことができるので、お互いの会話のハードルが下がり、結果的に仕事の会話がしやすくなったり、頼み事がしやすくなります。

 

【雑談力とは】面白い話題は不要!雑談力を身に付けるために必要な3つのポイント

オンラインでのコミュニケーションで大切なのは「相手への配慮」

 

僕は社会人デザイナーとして働き始めて今年で4年目になります。

 

Webサービスのデザイナーである以上は、ユーザーの方へのヒアリングや社内チームメンバーが認識している課題をうまく言語化・可視化して問題解決に導くために、オンライン/オフライン問わず適切なコミュニケーションをすることが重要な手段だと捉えています。

 

今回紹介したこの3つの工夫を実践してみて感じたのは、直接会って会話をしたり仕事ができないことが多くても、オンラインを通して相手に配慮したコミュニケーションを行えば伝えたいことが伝わりやすくなり、自然と会話も多くなったことです。

 

リモートワークが長期化するほど、コミュニケーションに悩む人が多くなってきているように僕は感じています。

 

オンライン会議は慣れてきたけど、久しぶりに出社して人と会話をすることの大切さに気づく人もいるかと思います。

 

一方でリモートワークを経験することで「毎日出社する必要ってないよね」という新しい価値観に気づく、ということを感じた人も多いのではないでしょうか。

 

僕は今、上記3つの工夫を意識しながら働いてみて、コミュニケーションの悩みはほとんどありません。

 

ただ仕事を日々こなしていく中で新しいことが始まったり、新たにメンバーが増えるごとにもしかしたら現時点のこの工夫がうまくいかないこともあり得るので、都度工夫のアップデートは必要だと考えています。

 

アップデートする際には、相手への配慮を意識することを忘れないでおくとコミュニケーションもうまくいくようになると思います。

 

今回はデザイナーとしてコミュニケーションをしていくためを工夫について紹介しましたが、もちろん色々な業種の方にも実践できるのではないかと思っています。ぜひリモートワークのコミュニケーションに悩んだときに実践してみてもらえると嬉しいです。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

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