【伝える力とは】ビジネスに必要不可欠!伝える力のトレーニング方法とそのポイントを紹介

ビジネスでもプライベートでも相手に伝えたいことを正確に伝えなければいけないシーンはたくさんあります。

 

「伝えたいことがあるのに、思うように伝えられない」
「どのように話したら、言いたいことが伝わるのだろうか」
「自分でも何を話しているのかわからなくなってしまう」

しかしこのような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

 

そんな人に向けて本記事では伝える力が優れている人の特徴やポイントを参考に、伝える力をアップさせるためのトレーニング方法をご紹介します。

 

ぜひ参考にして伝える力を磨いてくださいね。

伝える力がある人の特徴

伝える力

 

相手に伝える力がある人はどのような特徴があるのでしょうか。

自分が伝えたい内容を理解している

話している途中で「自分でも何が言いたいのかわからなくなってしまった」ことはありませんか。それは自分が伝えたい内容を理解していないからです。

 

伝える力がある人は自分がどのような内容を伝えたいのかをしっかりと理解してから話し始めています。

 

伝えたい内容を理解できていれば、どのような道筋で話すと相手に伝わるのかを頭の中で整理することができるため、相手にも話の要点やポイントを明確に伝えることができます。

相手の理解度に合わせて話せる

伝える力がある人は相手に合わせて話すことができます。専門用語を使わずにかみ砕いて話したり例え話を用いたりして、相手の理解度に合わせて話し方を工夫できるのです。

 

さらに伝わる力を持っている人は相手の相槌や反応もしっかりとチェックしています。伝わっていないようなら、もう一度説明することで相手の理解度を深めていきます。

聞き取りやすい話し方ができる

相手にとって聞き取りやすい話し方で話せるのもポイントです。伝える力がある人は間や抑揚をうまく使ったり、早すぎず遅すぎない丁度いいテンポで話せます。

 

また活舌も重要。活舌が悪いとまったく別の言葉や意味に捉えられてしまう可能性があります。

伝えるときのポイント

伝える力

 

「この人伝える力があるな」と思ってもらうためにはどのようなポイントを意識すれば良いのでしょうか。話を相手に伝えるときのポイントを紹介します。

結論を先に言う

伝える力が優れている人は結論を先に言うことが習慣になっている人が多いです。本当に伝えたい内容を先に言うと相手は内容の要点を理解しながら話を聞けるので、話が頭に入ってきやすく集中力も持続します。

 

うまく伝えられない人は話しているうちにどんどん脱線してしまって、本当に伝えたい内容を伝えられなくなってしまう傾向があります。話すときに前置きばかり長くなってしまってはどこまでが要点か分からなくなり「結局、何が言いたいの?」と思われかねません。

 

結論を先に言うことでダラダラとした前置きも不要になり、説明の時間も短くなるでしょう。実践方法としておすすめなのは、話すときに「結論から言うと~」のフレーズを使うこと。結論を伝えてから理由や背景を付け足して話すようにしましょう。

5W1Hを意識する

話の構成を考えるのが苦手な人は「5W1H」を意識しましょう。

 

When:いつ
Where:どこで
Who:誰が
What:何を
Why::なぜ
How:どのように

伝えたい内容を5W1Hに沿って構成することによって情報を網羅することができ、さらに相手に伝わりやすい話の流れにすることができるのです。

表現や言い回しが分かりやすい

相手に伝わりやすくするためには表現や言い回しをわかりやすく工夫するのもポイントです。相手が聞きなれない言葉や回りくどい言い方を使ってしまうとそこに意識が集中し、話の内容が入りにくくなってしまいます。

 

専門用語を使わずに話したり具体例を用いたりして、相手にとってわかりやすいように工夫しましょう。また「後日」「たくさん」などの曖昧な表現をすると相手に誤解や勘違いを招いてしまうこともあります。

 

例えば「後日連絡します」と言われても相手は明日なのか一週間後なのか分かりませんよね。そのため数字や具体的な表現を使うようにしましょう。

相手の理解度を確認する

相手の理解度を確認しながら話を進めることもポイントです。例えば相手が眉間にしわが寄っていたり首をかしげたりしていると、あまり話の内容を理解できていない可能性があります。

 

相手の表情やジェスチャーをしっかりと見て、理解度を読み取りましょう。また「今までの話の中で分からないところはありますか?」と問いかけることも効果的です。

 

相手の表情や反応などを意識すると「いま説明した部分を、あまり理解できていないかもしれない」ということが分かります。

 

それによって重要な部分を繰り返したり表現方法を変えたりするなど、伝え方を柔軟に変えることができ、より相手に伝わりやすくなるのです。

ボディランゲージや図画を活用する

視覚的にわかりやすく伝えるのも大切。大げさなジェスチャーはかえって話の邪魔になってしまいますが、ここぞというときに使うボディランゲージは相手の集中力を高めることができるので効果的です。

 

例えば新商品のサイズについて伝えるときに大きさを手で表現したり、大事なポイントを3つ伝えるときに指で1・2・3と表現したりすることで、聞き手の注目が集まります。

 

反対に、髪を触ったり鼻をかいたりするなど不必要な動作は、自信のなさや不安な感情として相手の目に映ってしまう可能性も。

 

言葉に合ったボディランゲージをすることで気持ちを伝えやすくなるため、自信を持って話したいときは相手の目を見て胸を張るなど、不必要なボディランゲージは避けて話をしましょう。

 

また言葉では伝わりにくい内容を説明するときは、図やイラスト、グラフや表などを利用することも有効です。視覚的にわかりやすいように表現することで、相手もイメージしやすくなり話がスムーズに伝わります。

 

【ボディランゲージとは】相手の本音を読み解く!ボディランゲージの重要性・意味・日常で取り入れるコツ

「えー」「あー」などは多用しない

話している最中に「えっと」などと詰まってしまうことは誰にでもあります。ただしこのような「えー」「あー」などが多いと相手はそちらに意識がいってしまって、本来の話の内容が耳に入ってこないこともあります。

 

話し方のクセは無意識で現れてしまいます。同僚や上司に自分の話し方のクセがないか確認したり、話しているときに録音して見たりして、自分の話し方のクセを把握しましょう。

 

「えっと」などを多用してしまっている場合は意識的に使わないように心がけることがポイントです。

伝える力を伸ばす方法

伝える力

 

伝える力をもっと伸ばすためには、どのような方法を取り入れると良いのでしょうか。すぐに実践できる伝える力のトレーニング法を紹介します。

話す内容を整理する習慣を付ける

事前に話す内容を整理しておかなければ、前置きが長くなってしまったり脱線してしまったりする可能性があります。

 

プレゼンや商談などの大事なビジネスシーンでは、相手の集中力が途切れてしまったり話が長くなってしまったりすることにもつながり「結局、何が言いたいの?」と思われかねません。

 

事前に話す内容を考えられる場面では、本番前に話す内容を整理しておく習慣を身につけましょう。

 

必ず伝えたいことは何なのかを明確にしておき、そのために肉付けしていかなければいけない内容を整理することで、話の軸や道筋が決まります。

 

頭の中で整理するのが難しい人は手書きでもスマホやパソコンでも構わないので伝えたい内容を文字にしてみましょう。自分が何について伝えたいのかを文字として書き起こすことで、頭の中で整理されていきます。

 

文字として書き起こす場合には、先ほど紹介した「5W1H」だけでなく「PREP法」もおすすめです。

 

Point:結論
Reason:理由
Example:事例、具体例
Point:結論を繰り返す

この内容に沿って話を構成すると、相手に伝わりやすいと言われています。

 

プレゼンテーションや説明会などの場合は、その日に話したい内容をあらかじめ文章として書いておくことで、本番も安心して迎えられるでしょう。

表現や言い回しを変えてみる

これまでの伝え方で「あまり伝わっていないな」と思っている人は、自分でも知らないうちに専門用語を使ったりマイナーなビジネス用語を使ったりしているのかもしれません。

 

相手に伝わりにくい表現や言い回しをしていたら、要点が伝わらないだけでなく、相手の集中力を下げてしまう可能性もあります。改めて自分が普段から使っている言葉を見直して、専門用語や難しい言葉を使っていないかチェックしてみましょう。

 

もし専門用語などを使っている場合、代わりとなる誰にでも伝わるような言葉や表現方法を見つけてください。

 

自分が話した内容を客観的に分析するために、一度録音してみることをおすすめします。録音するときはスマホに搭載されている録音機能を活用すると手軽です。

 

録音した内容を聞いてみると「前置きが長い」「抑揚がない」など、自分でも気づかなかった話し方のクセが見つかるはず。

 

商談やプレゼンなどのビジネスシーンだけでなく、普段の何気ない会話も録音して聞いてみることで、より自分の話し方の特徴を把握できます。

 

自分の話を聞くことは恥ずかしいかもしれませんが、まずは自分の話し方を知ることも大事。ぜひチャレンジしてみましょう。

お手本となる人を参考にする

「この人の話し方、上手だな」と思ったら積極的に参考にして真似しましょう。誰かを参考にする際にはその人が話しているときに以下のポイントを意識して聞いてみてください。

 

・話すタイミング
・話す順序
・表情やボディランゲージ

お手本にする人は講演会やセミナーなどの講師でもいいですし、アナウンサーや司会などテレビに出演している人であれば録画をして見直すこともできます。

 

もちろん上司や同僚など身近の人でも構いません。YouTuberでも良いでしょう。自分お気に入りのお手本となる人を見つけて真似してみてください。

まとめ

伝える力

 

伝える力を鍛えることで商談が成功したり相手とのコミュニケーションが円滑になったりする効果が期待できます。まずは自分の話し方を見直すことと相手の目線に立って話すことを意識してみましょう。

 

伝える力が身につくともっと話すことが楽しくなるので、ぜひ本記事の内容を参考に実践してみてくださいね。

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