会議で発言できないことを悩む方に送る対処法【行動+マインドセット】

会議 発言できない

日々の仕事・業務には慣れてきても、こう思う方がいるかと思います。

 

「会議で発言するのが苦手。何も喋らないと”いる意味がない”と怒られてしまうけど、どうすればいいかわからない。上司の目もあるし、間違ったことを言ったらどうしよう・・・」

 

このように会議に参加してもうまく発言できない方は多くいます。不安や緊張のせいでいつものパフォーマンスが発揮できないのはとてももったいないですよね。

 

営業や企画でさまざまなミーティングに参加してきた経験を元に、会議で発言できるようになるためのマインドセットと具体的なアクションをご紹介していきます。

会議で発言できない人の特徴と対策

会議で発言できない人の特徴は、大きく分けてこの3つ。

・緊張してしまう
・議題を理解していない
・自分の中でゴールの設定が出来ていない

まとめると会議において重要なことは、その場の機転やプレゼン能力ではなく、「参加する前にちゃんと準備をする」ことなのです。それぞれについて説明と対策を紹介していきます。

緊張してしまう

「人前で話をするのが苦手」なのがこのタイプ。しかしそれを憂う必要はありません。大勢の前で緊張することは生理現象なのです。ただ、緊張を極力抑えられるに越したことはないですよね。

 

緊張を回避するために一番重要なことは「事前準備を徹底する」ということです。かの有名なイギリスの元首相チャーチルでも「45分の演説をするのに7~8時間準備をしていないと、不安で話せない」と言ったそう。

 

もちろん演説とは違い、会議は一人でずっと話すわけではありません。しかし限られた時間だからこそ、綺麗にまとめ上げられた言葉を話す必要があります。もし、アナタが「その場の流れで何を話すか決めよう」なんて考えているのであれば、むしろそれが緊張の原因かもしれません。

 

事前準備の徹底で会議だけでなくプレゼンでも緊張を抑えられます。

議題を理解していない

アナタは友達とおしゃべりしている時は発言しないタイプですか?きっとそんなことはないでしょう。好きな映画や音楽、スポーツの話であれば楽しく会話できると思います。

 

つまり、会議では「知らない話」をされているから上手く話に乗れないのです。

 

例えば、自分がまったく知らない地域の地元あるあるで盛り上がっていたら話に参加できないですよね。それを防ぐには会議に参加する前に、「何を話す会なのか」を確認する必要があります。そして自分の意見を持って臨むことが重要なのです。

 

的外れな発言をしないか怯えることもなくなるでしょう。

自分の中でゴールの設定が出来ていない

先程の内容からの発展になりますが、本来会議とは「何かを決めるため」に集まり、話し合いを行う場です。貸会議室業界No.1のTKPの記事内でも「会議は報告の場ではなく、意思決定をする場である」とされています。

参考:会議の意味や本来の目的は? 意思決定の場としての効率よい会議の進め方

 

つまりさまざまな立場の人間で意見を交わすことで、一番メリットの大きい妥協点を探すのが会議の役割。だから参加しても発言しないと、その議題に対して意見が無いとみなされ「会議で発言しないのは参加しないのと一緒」と言われるのです。

 

まずは、会議に参加する前にきちんと自分の意見を持ちましょう。そうすればそれを発表するタイミングを探すことになり、自分事として参加できます。

会議で発言できるようになる方法

ここまでで、発言ができない特徴や原因、対策をまとめてきました。「事前の準備がとても大事である」というのが一番のメッセージです。

 

ここからは誰でもできる発言が出来るようになる具体的な方法をみていきましょう。難易度順に3つ、ご紹介します。

・議事録係を申し出る
・自分のゴールを設定
・アジェンダ作成

議事録係を申し出る

人前で話をするのが苦手な方は、発言する理由づけをすることが重要です。

 

その「理由」として議事録係という役割を申し出ましょう。ファシリテーター(司会)に比べ難易度が低く、上司や他の同僚からも重宝されること間違いありません。何より、会議慣れしていないのであれば会議の流れ全体を見る練習になります。特に入社したてであれば、参加者名を書く時に名前を覚えられるから一石二鳥になりますね。

 

そして、一番大きいのは「発言に理由ができる」ということ。

「すみません、◯◯ってどういう意味か教えてください。」
「先程の発言って何を指していらっしゃいますか?」

など、「あくまで議事録をまとめるために」という意味がつきます。もし、なんの役割もなく、空気を読まずに質問をしたら「なんでそんなこともわからないんだ!」「何を聞いていたんだ!」なんて怒られる可能性だってありますよね。

 

まずは、自分の役割を持つことで会議で発言する機会を得ていきましょう。

参考:TKP貸会議室ネット 議事録の書き方・例文集 ~上司も認める議事録の書き方をマスターしよう!~

自分のゴールを設定する

「会議で発言できない人の特徴」でも述べた通り、事前に自分の意見を持たずに会議に参加することはいいことではありません。主催者から議題を聞いたら、まずは自分の意見を持ちましょう。

 

例えば、議題が「A商品の売上向上施策の検討」であれば、「どうやったら売れるか」という意見をまとめる必要があります。その時、「チラシ・広告を巻く」だけで終わるのは意見ではありません。なぜそうすれば売上が上がるか、まで話せてようやく一つの意見です。

 

そこまで考えることを会議のゴールにしてみましょう。そして、それをやるにあたり社内で必要な手続きも考慮する必要があります。

・誰の承認で実施できるか
・誰がデザインを行うか
・どの部署の協力が必要か
・社内で似た事例はないか

これらの点をまとめられるとかなり綺麗です。

 

会議の前にその会議におけるキーマンと意見をすり合わせておけばベスト。そうすれば自信を持って発言できるようになるだけでなく、無駄な脱線を防ぐことができます。

議題を設定・アジェンダを作成する

最後の方法は「議題設定・アジェンダ作成」です。これが究極の事前準備ですね。「何を話すか、どの順番で話すか」以上に重要な準備はないからです。

 

例えば毎週開かれている定例ミーティングがあれば、「課長!来週の定例会で◯◯について話をしたいので30分いただいてもいいでしょうか?」という形で自分の考えた議題で会議することができます。

 

会議を開くのはハードルが高いので、ここから始めてみましょう。その時、どのようなアジェンダ(流れ)で話すかも合わせて提案できれば理想的です。ここまで考えていれば発言できないどころか、何を聞かれても大丈夫になっていることでしょう。

 

なぜなら全て自分で考え、設定しているからインプットの質も量も違うからです。これを繰り返していけば他の会議でも対応することができるようになります。以上の3点をマスターすれば会議で発言できないどころか取りまとめることもできる存在になれること間違いなし。

 

上司からも信頼される存在になるでしょう。

根底で重要となるマインドセット

そもそも会議というのは自分で開かない限り「誘ってもらうもの」です。つまり、誰か(主催者)に必要とされているから参加することわけです。

 

「上司の命令で・・・」なんて後ろ向きに捉えないでください。上司が現場の意見が必要だと思い、アナタを呼んでいるのです。それなのに準備もせずに参加するなんて失礼じゃないですか?

 

自分が必要だから会議に呼ばれた、自分を必要としてくれる人のためにちゃんと準備をしようと考えれば、もっと前向きな気持ちで「会議」を受け入れることができると思います。

おわりに

いかがでしたか?社会人になって少し経つと「会議」が当たり前のように行われます。しかし、ちゃんと「会議とは何か」を教えてくれる人は少ないのではないでしょうか。発言できない、という悩みを解決するだけでなく、「そもそもなぜ会議をするのか」ということまで理解していただけたなら幸いです。

 

理解さえできればあとは実行あるのみ!会議の時間を楽しく過ごしていきましょう!

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