やること多すぎ!?何も手につかなくなった時に役立つ対処法まとめ

季節の変わり目や年度の節目、異動前後などやることが多すぎて仕事がバタバタする時期がありますよね。

 

イベントがなくても、毎日のルーティンワークが重なるとやることが多すぎて軽いパニック状態に。今やっている仕事を終わらせてもまだまだ山積み。考えるだけで疲れてしまい、もうやる気も集中力もどこかへ行ってしまった!

 

そんなやることが多すぎる時はどうすればいいのでしょうか。本記事ではそんな悩みを解決します。基本の「整理編」、スイッチを入れる「集中編」、それらを踏まえた「応用編」の3部構成で見ていきましょう。

やること多すぎ!対処法:整理編

やることが多すぎて嫌になった時はまず、今抱えているものの「整理」をすべきです。

 

タスクがたまると、どうしても「あれやって、これやって、あーこんな指示もきていたなあ」と、項目ばかりに目が行きがち。そうなると「何がどれだけ必要なのか」「ゴールまでどれくらいの時間がかかるのか」といった終了地点が見えなくなります。わからないことが多いとモチベーションが下がり、集中もできません。

 

最初に整理をすることで憂鬱を吹き飛ばし前向きに臨みましょう。

「やるべきことを全て書き出す」

今抱えている「やるべきこと」を全部書き出してみましょう。

 

「見積もり提出」「精算」「資料作成」など大まかなものではなく、具体的に書き出すのがポイント。可能な限り所要時間や期日も記入していきます。

例)
・〇〇商事への提案書作成 来週月曜まで 所要時間3時間
・報告会の資料作成 来週月曜まで 所要時間2時間
→報告用のデータをまとめる 所要時間1時間
・見積もりの修正 明日まで 所要時間30分
・交通費精算 今月中 所要時間15分

ある程度書き上げてくると、それぞれがどれくらいの重さで、締め切りはいつなのかも見えてきます。「意外とあのタスクはまだ余裕があるな」とか、「あ!簡単と思っていたけど期日が重なってるから早く済ませなきゃ!」など、自分の状況が理解できるでしょう。

 

そうなると今まで「わからないけどとにかく仕事がたくさんある」という状態からやるべきことが見えてくるので、やる気の回復につながります。年末の大掃除も「家中やらなきゃ!」だと動き出せないけど、「まずはトイレから!」と順番や内容がわかると動き出しやすいのと一緒です。

 

まずは全部書き出すところから始めましょう。

グループ分けしてみる

やるべきことを書き上げたら、次に「グループ分け」します。

 

お客さまへ提出するものならスマイルマークを書いたり、お金が絡むものには¥マークを書いたり、資料作成にはペンマークを書いたりなど。そうすることで、「これはまとめてできるな!」や「あれ、この資料さえ作ればこっちにも転用できるな」など、作業効率が上げられるポイントを発見できます。

 

やるべきこと一つ一つが点であるならば、点と点をつなぐようなものです。抱えているタスクをどうしたら終わらせられるのか、だんだんと見えてくるでしょう。

 

上述の通り、わからないからできなくなるのであって、わかるようになれば意外と人間はやりきれてしまうもの。兎にも角にも整理することでやる気も上がっていきます。

優先順位をつける

ここまでできたなら整理編はもうほぼ完了。締め切りが迫っているものは今日の何時から何時でやる、電話やメールなどの簡単な作業かは今すぐやってしまう、など「優先順位・片付ける順番」を決めましょう。明日でも問題ないものが見つかると気持ちは楽になります。

 

また、やる!と決めた後の細かい部分は気にする必要はありません。決断したあなたを褒めてください。あのリンカーンも「出来ると決断しなさい。方法などは後から見つければいいのだ。」と言っていました。ここまでで必要なものは紙とペンだけ。まずは手を動かして整理しましょう。

やること多すぎ!対処法:集中編

やる!出来る!と決めたのであれば、後はとにかくやりきるだけ。

 

その時に最も必要なのは「集中力」。集中していれば時間が過ぎるのもあっという間。嫌だったタスクも一瞬で片付きます。そんな集中するための方法を3つご紹介しましょう。

カウントダウンをする

いつでも誰でも出来る方法がこちら。「あー、なんか始められないなあ・・・」のような時に有効です。これをやる、と決めた後に「5、4、3、2、1、スタート!」とカウントダウンするだけ。

 

それだけ!?と思ったあなた。学生時代を思い出してみてください。100m走をするときも、人生を左右する受験のときも、とても集中していましたよね?

 

そのときにあったもの、それは「心の準備」と「掛け声」です。だらけていていきなり100m走が始まることはありませんし、起きていきなり試験が開始することもありません。やることが決まっていて、ちょっとした沈黙の後に掛け声と共に始まります。その環境を擬似的に自ら作り出すのがこちらの方法です。

 

カウントダウンが「よーい」の部分、スタートが「ドンっ!」の部分。これをするだけで頭が集中モードに入ります。例えは「5、4、3、2、1、スタート!」でしたが、雰囲気さえ一緒なら構いません。「3、2、1、ドン!」でも「ちゃっちゃっちゃっ、ゴー!」でもなんでもいいです。

 

あなたに合う「心の準備と掛け声」という集中スイッチを探してみてください。

スマホをとにかく遠いところに置く

何かしようと思ってもつい、スマホを手にとってしまうことがありますよね?仕事で必要な調べ物をしようと思って触っただけなのに、気づいたらSNSを見ていたなんてこともしばしば。

 

そう、スマホは集中力の妨げでしかありません。とある実験では、試験勉強をするときに以下の3つに分けたそう。

「スマホをテーブルに置いて勉強」
「スマホをバッグに入れて勉強」
「スマホを別の部屋で置いて勉強」

「スマホを別の部屋で置いて勉強」した人たちが点数が高い傾向にあり、「スマホをテーブルに置いて勉強」した人たちは点数が悪い傾向だったそうです。

 

「自分を操る超集中力」の著者・メンタリストDaiGoさんは集中するときは「スマホを窓からぶん投げろ」なんて冗談をいうくらい。集中したいときはスマホとはとにかく距離をとりましょう

参考:Mentalist DaiGo Official Blog 勉強・仕事中のスマホ 何分で集中力が崩壊するか判明 2020.1.16

関連デジタルウェルビーイングとは|スマホとの心地よい距離を知ろう【実践方法】

きりが悪いときに一回やめてみる

「え!?やめちゃうの!?」と思ったかもしれませんが本気です。まだまだ残業文化が根強い日本では「早く帰りたいからとにかくやらなきゃ・・・」のように長時間椅子に座って仕事をする人が多いと思います。

 

しかし、人の集中力はそんなに長く続きません。これも大学時代を思い返してください。高校生まで1時間だった授業が90分になってから凄く長くなった気がしませんでした?

 

そしてその回答は「人間の集中力は90分まで続くから」と言われたことがあると思います。つまり、逆に考えると集中力が続くのは長くても90分なのです。むしろ90分なんてだいたい続きません。面白い授業ならまだしも、全然興味がないときは辛かった記憶が何よりの証拠。

 

仕事が楽しくて楽しくて仕方がない人はとにかく没頭すればいいのですが、そんな人はなかなかいないはず。2~30分で一旦やめてみて、「うわ、もうちょっとやりたかった」「変なところで止まったからもう少しやりたいな」と感じることが集中力持続には効果的なのです。歯磨きも途中で終えたら気持ち悪いのと似ています。

 

「とりあえず1時間」と会議のような区切り方ではなく、30分程度で小まめに区切る方が集中力は長く続きます。

やること多すぎ!対処法:応用編

やるべきことを整理して、集中して行うことはここまででクリアになったかと思います。最後に応用編のテクニックを2つだけご紹介したいと思います。

人にやってもらう

やるべきことを書いた紙を見返すと

「え、これ俺が本当にやらないといけないんだっけ?」
「あー、これ苦手なんだよなあ」

というものがあるかもしれません。そういったものは人にやってもらう方向で考えてみましょう。「いやいや!そういったものも自分でやるのが仕事だろ!」なんて声も飛んできそうですが、お互いが良いならそれで良いのではないでしょうか?

 

そもそも会社も従業員がやりたくないことをやるためにあるわけではありません。得意なことをやってもらうために部署が分かれているし、その中でも役職や役割が分かれているわけです。だから「苦手なものはやらない、得意なことだけやる」という方がみんな幸せになれるはず。

 

苦手な仕事はそれが得意な人・好きな人にお願いして、その分自分はその人の別の仕事を手伝ってあげる方が高い生産性を維持できます。また、「資料作成だったら〇〇さん」といった印象付けも可能です。

 

一人で仕事をするわけではないという視点を持っていきましょう。

関連断る勇気で仕事がしやすい環境に【良い断り方・断るメリット/デメリット】

敢えて「やらない」

そもそも本当に「やるべきこと」なのかわからないものもあると思います。

 

もちろんやらないとお客さまに迷惑をかけてしまうようなものはやるべき。しかし、「面倒だなあ」と思うようなタスクはやるべきことではなく「効率化すべきこと」である可能性があります。

 

これだけ便利な時代ですから何か代替できるものがあるはず。例えば会社に戻ってメールをするなんてもうナンセンスな時代です。メールだけじゃなくて勤怠管理のタイムカードだってスマホで出来ますし、年末調整などの業務も簡単にできるアプリ・システムがあります。

 

つまり、敢えて「やらない」で、「もっといい方法があると提案」しましょう。これはあなた一人の生産性に影響があるだけでなく、会社全体に影響します。そんなことができる人はなかなかいません。

 

いつもそういった目線で仕事することが出世の近道だと考えて仕事をしてみましょう。

まとめ

・やるべきことが多くなったらまず整理する
・整理できたら集中して実行するのみ
・やるだけじゃない=もっと良い応用がある

本記事では以上3点をお伝えいたしました。慣れれば慣れるほど増えるのが仕事というものですが、嫌にならず前向きに臨んでもらえれば幸いです。

未経験から最先端エンジニアになるならNEXT CAREER

ネクストキャリアは未経験エンジニア専用の企業紹介エージェンシーです。 研修が充実している企業や残業が少ない企業など優良企業2000社以上の求人を保有しています。 自分に合った企業探しから、履歴書作成、面接対策、入社手続きまで専属のキャリアアドバイザーがワンストップでサポートしますので、初めて就業される方も、初めて転職される方も安心してご利用いただけます。

NEXT CAREERへ

エンジニア転職 マンツーマン支援完全未経験OK!!【簡単60秒応募】