【完全版】タスク管理の方法・コツを徹底解説!”仕事がデキる人”に近づこう

タスク管理

タスク管理は慣れないと至難の業。気づいたらタスクに追われ、毎日ストレスが溜まる…という人も多いでしょう。

 

そんな仕事で効率アップのために欠かせないタスク管理。今回は「タスク管理のステップ」「タスク管理の方法」「タスク管理のコツ」と丁寧に説明していきます。

 

後回しにせずにタスク管理を行い、定時で退勤を目指しましょう。これであなたも「仕事が出来る人」へ近づきます!

タスク管理をするメリット

「タスク管理は重要」とよく言われますよね。具体的には、以下のメリットがあります。

・ミスが減る
・定時で帰れる
・仕事でのイライラが減る
・効率が上がる
・突然のトラブルにも対応しやすい
・ゴールがわかりやすい

抱えているタスクを明確にして管理しやすくすることで、仕事内容の全体像が見え、ストレスが減ります。同じ量でも、タスク管理をする/しないでは感じるストレスに違いがあるでしょう。

タスク管理のステップ

タスク管理は以下のステップで行いましょう。

①仕事量を把握
②計画
③実行
④スケジュールの修正

慣れないうちは詰め込みすぎてしまっても、振り返り&修正を忘れず行いましょう。上記を繰り返していくことで、自分に合った仕事のやり方がわかります。

振り返りポイント
・なぜ予定より時間がかかったか
・どうすれば早く終われそうか
・なぜ予定より早く終わったか

これらのポイントを元に振り返れば、効率アップが狙えるでしょう。

タスク管理の方法

タスク管理に慣れないうちは、一つ一つ丁寧に行いましょう。「時間がかかってしまう」と思うかもしれませんが、まず計画に時間を使うことでミスや誤解が減り、結果的に短い時間でタスクを終えられます。

全て書き出す

まずは仕事量の把握を行うため、全てのタスクを書き出しましょう。「日」「週」「月」単位で書き出すと、抜けもれなく書き出せます。

「こんなに抱えていたんだ」
「意外と少ない。何に時間を使っているんだろう」

このように、客観的に自分の仕事量を把握できるでしょう。タスク管理を行うために、欠かせないステップです。

グループ分けをする

書き出したタスクをグループ分けして、まとまりを作りましょう。

 

グループ分けの方法は、「社内向け資料」「社外提出用」など仕事内容に合わせて柔軟に。バラバラだった仕事内容に一貫性が見えてくるでしょう。

 

だんだんとタスクを行う流れが見えてくるかもしれません。

優先順位をつける

スケジュールを立てるために、まずは優先順位をつけましょう。

・締め切り
・かかる時間
・上司/取引先への確認の有無

上記を考慮しながら優先順位をつけます。「今やるべきこと」が明確になり、スケジュールが立てやすくなるのです。

スケジュールを立てる(日、週、月)

グループ分けや優先順位を参考にして、スケジュールを立てましょう。まずは今週やるべきタスクをまとめて1日づつ割り当てていくと、抜けもれがなくなります。締め切りが遠いものがあれば、月単位で立てても良いでしょう。

 

スケジュールを立てると全体像が見えるのでタスクごとの繋がりが見え、「仕事に追われている」感覚から逃れられます。

やらないことを決める

スケジュールを立てる際、「今日/今週はやらなくて良いタスク」も書いておくようにしましょう。

 

「書かない=やらない」と思っていても、ふと気が付いたらやらなくて良いものに手を付けてしまう時があります。やらないことを決めておくことで、余計なことに時間がとられるのを防げるのです。

 

また、「自分がやるべきではないタスク」など他の人に依頼するタスクもここで見分けられるでしょう。

タスク管理ツールを使う

タスク管理の方法はさまざま。

・ノート
・エクセル
・アプリ

使いやすいものを見つけていきましょう。自分に合うものを見つけるには、試してみるのが一番。週単位や月単位で試してみれば、しっくりくるものが見つかるはずです。

タスク管理のコツ

上記のタスク管理を無理なく実行するために、9つのコツを紹介します。組み合わせて取り組んでみましょう。

タスクごとにかかる時間を把握しておく

タスク管理を徹底するには、タスクごとの時間把握も欠かせません。まずは1日、「何にどのくらい時間がかかっているのか」タスク1つごとタイマーで時間をはかってみましょう。時間がわかれば、1日の仕事量を調整しやすくなります。

 

また、仕事の進め方の改善もしやすいのです。

「なんでこんなに時間がかかったんだ?」
「いつもより早いけど、あの工夫したのが良かったかな」

だんだんとノウハウが溜まっていけば、定時までに仕事を終わらせる人になっているでしょう。

休憩時間を入れる

スケジュールを立てる際には、休憩時間を含めることを忘れずに。誰でも8時間息抜き無しに働き続けるのは不可能ですよね。

 

「時間が足りない」と思う時もありますが、休憩を入れないことでかえって集中力が切れてしまうこともあります。人間の集中力は、90分が限界だそう。

・25分仕事をしたら、5分休憩をする(ポモドーロテクニック
・1時間ごとにトイレ休憩を挟む
・完成に近づいたら一旦休憩をとり、頭を冷やす

休憩をとるタイミングは人それぞれ。さらに仕事内容によってもちょうど良いタイミングは変わってくるでしょう。

 

上記のような方法をタスクごとに試してみることで、ちょうど良い休憩方法がわかってきます。

 

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上司や取引先のスケジュールを想定する

確認が必要なタスクの場合、上司や取引先など確認してもらう相手のスケジュールも想定した上で、計画を立てましょう。締め切りのみを意識していると上司からのフィードバックに思ったより時間がかかり、結局締め切りを逃してしまう…という事態もあり得ます。

・最初に上司にいつ確認できそうか聞いておく
・確認に必要以上に時間がかかることを想定する
・何回もフィードバックされても間に合う時間を想定する

このような工夫をして、締め切りに間に合うスケジュールを立てていきましょう。早めに終わらせることで修正に時間をかけられ、より完成度が高いものを提出できるメリットもあります。

必要な書類も一緒に記録する

タスクごとに必要な書類をメモに書いておくことで、「何が必要だっけ」「あれも足りてなかった…」とパニックになることを防げます。

「タスク名」
・資料URL
・資料URL
・デスクにあるピンクのファイル

このようにして、タスクに取り掛かる時にすぐに準備できるようにしましょう。

デスク・デスクトップの整理をする

必要な資料がすぐに見つかるように、机の上・デスクトップ・ファイルの整理を定期的にしておきましょう。

 

忙しい時ほど、とりあえず適当な場所に置いたりファイルを作ってしまったりしてしまいがち。その時はすぐに資料作成に取り組めますが、後々探すのに時間がかかってしまいます。

・金曜夕方は整理整頓の時間
・週の半ばの水曜は整理の時間を作る
・毎朝10分早く来て整理をする

このようにルーティン化して、仕事をスッキリと進めましょう。

 

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頼る

頼ることは悪いことではありません。キャパオーバーになりそうな時は、教えてもらったり得意な人に頼んだりしましょう。

 

頼られる側も、きっと嬉しいはずです。「ありがとうございます」「私はあなたにこれを教えてもらいたいんだけど…」のように新たなコミュニケーションが生まれることもあるでしょう。

 

頼る時は、感謝を伝えることを忘れずに。心からの感謝を伝えることで、その後もお互いに頼れる関係性が出来上がっていくでしょう。

 

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60%で一旦終わらせる

100%の完成を目指さず、まずは60~80%で提出しましょう。自分で100%だと思っても、相手にとって100%とは限りません。まずは60%で仕上げて修正していった方が、結果的に完成が早くなるのです。

 

慣れないうちは「こんなもので良いのか」とムズムズしますが、「終わらせる」を目標にしましょう。何回も繰り返すうちに、早くても質が上がっていきます。

断る

何かを頼まれた際、断るのも自分の仕事を責任もって仕上げるために必要な行為です。

 

その際タスク管理をしてあると、「このタスクにこのくらい時間がかかりそうなので、すみません」と断る理由を明確に言えるでしょう。断られた側も納得できるはずです。

 

相手も言いづらさを抱えながら頼んでいます。断る際も、「頼ってくれてありがとうございます」とポジティブな言葉も忘れずに。

 

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相談する

「タスク管理がうまくいかない」
「どうしても終わらない仕事量を任せられている」

そんな時は迷わず上司に相談しましょう。あなたに合った仕事のやり方を教えてくれたり、仕事量を減らすことを考えてくれたりするかもしれません。

 

その時は、自分で努力した経緯と不明点を伝えることを忘れずに。「自分でなんとかしてから言って」「なんで終わらないんだ」と怒られるトラブルを防げます。

 

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