ジョブディスクリプションとは|記載事例から意味・メリット・デメリットを解説

転職市場が盛り上がり、副業ブームが到来している現在、個人のスキル/専門性がこれまで以上に問われる時代になりました。

 

それに伴い、採用/雇用の在り方を見直す企業も増えています。その一例が、成果主義が強い欧米流の雇用における、ジョブディスクリプション(職務記述書)の存在です。

 

今回は、ジョブディスクリプション(職務記述書)の導入検討をしている経営者・人事向けに、ジョブディスクリプションの

・意味/記載内容
・作成における注意点
・メリット
・デメリット
・記載事例
・導入において心がけるべきこと

を順に解説していきます。

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ジョブディスクリプションとは「厳密な職務定義」

ジョブディスクリプション(職務記述書)とは、ポジションごとに職務内容を明確にするための情報を定めたものです。

 

具体的には、以下のような項目が記載されることが多いです。

・職務の目的/目標
・職務の責任
・職務の権限範囲
・社内外の関係先
・必要スキル/専門性
・必要経験/学歴

上記項目を明確に把握した上での採用は、日本企業では珍しいことではないでしょうか。業界や担当ポジションによって、これらの項目が変わってくることもあります。

 

しかし、あくまでも企業と求職者が「職務内容が明確に把握できる」ものであることは変りません。

ジョブディスクリプション作成における注意点

ジョブディスクリプション(職務記述書)を作成するに当たって、注意すべきことを2つ紹介します。

様々な意見を参考に取り入れる

1つ目は、「役職に関わらず、できるだけ多様な意見を参考にする」ことです。

・職務に従事している社員
・人事部
・部門/部署のマネージャー
・経営者/幹部

特に、現在職務に就いている社員への聞き込みは大変重要です。本人の立場からしか理解できない意見があるかもしれません。ジョブディスクリプション作成に限らず、業務見直しのきっかけにもなるでしょう。

定期的な見直し

また、「定期的な見直し」も必要です。一度決めたジョブディスクリプションを定期的に見直し、

現状とのギャップはないか?
企業と社員の食い違いが起らないか?
明確な説明になっているか?
成果に結びつくか?

など、妥当性の確認をしましょう。つまり、継続的なジョブディスクリプション作成・見直し体制をつくることが求められるのです。

 

企業の戦略が変化しやすく、業務内容が変わる頻度が高い企業である場合、制作難易度が高くなるかもしれません。

ジョブディスクリプションがもたらすメリット

ジョブディスクリプション(職務記述書)を作成するメリットは以下の通りです。

・採用マッチングの質が高まる
・正当な評価が行いやすい
・昇進/異動がスムーズに行える
・マネジメントがしやすくなる

順に解説していきます。

採用マッチングの質が高まる

採用において、ジョブディスクリプション(職務記述書)の内容に同意した上で応募者が集まることになるので、入社後にトラブルが起きずらいメリットがあります。

 

求める成果を出せる可能性が高い、優秀な人材が応募してくる可能性が上がるでしょう。しかし、要件難易度が高ければ、その分、応募するハードルが高くなることも念頭に置かなければいけません。

正当な評価が行いやすい

ジョブディスクリプション(職務記述書)によって、双方が始めから、業務に求める成果を理解できているでしょう。

 

そのため、企業は社員が納得する正当な評価を計りやすくなります。

昇進/異動がスムーズに行える

採用に限らず、社内での昇進や異動においても、業務の引き継ぎがしやすくなるメリットがあります。

 

引き継ぐ前に、明確に定められたジョブディスクリプション(職務記述書)を一読しておけば、引き継ぐ時間/手間が一気に削減できるかもしれません。

マネジメントがしやすくなる

部下のマネジメントにおいても、ジョブディスクリプション(職務記述書)を元に現状の成果、及びスキルを把握しやすくなるため、適切なフォローがしやすくなるでしょう。

計画的に業務を変化させることができるかもしれません。

ジョブディスクリプションがもたらすデメリット

ジョブディスクリプション(職務記述書)を設けることで、生まれるデメリットも考慮しておく必要があります。企業により様々なリスクが想定できますが、

・チーム意識がなくなる

可能性が高いです。自分の業務範囲が明確であると、他人の業務に関心を持たなくなるリスクもあります。

 

対策としては、成果指標を複数設けることが挙げられます。詳しくは、後の『日本企業の良さを活かしてジョブディスクリプションを導入する方法』で解説します。

ジョブディスクリプションの記載事例一覧

ジョブディスクリプション(職務記述書)には、以下のような項目が含まれるが、

・職務の目的/目標
・職務の責任
・職務の権限範囲
・社内外の関係先
・必要スキル/専門性
・必要経験/学歴

具体的にはどのような項目が設定されているのでしょうか。

営業責任者の場合

営業責任者のポジションに対するジョブディスクリプション(職務記述書)には、一部以下のような項目/文書が設けられている例があります。

業務目的:コンサルティングと継続的な販売を目的とするアメリカでの顧客基盤の拡大
業務内容:個人およびチームでの月次、四半期、年次での達成と管理
成果管理:目標売上額、目標コンタクト数、ミーティング設定数、提案数、受注数

参考:東洋経済オンライン『日本の会社員がもっと「個」を優先すべき理由

 

参考になる部分があるかと思います。繰り返しになりますが、大切なことは、

「役職に関わらず、できるだけ多様な意見を参考にする」
「定期的な見直し」

になります。

日本企業の良さを活かしてジョブディスクリプションを導入する方法

欧米では当たり前だからと言って、必ずしも導入が適切であるとは限りません。個人の業務範囲を明確にしてしまうと、

・助け合いの精神がなくなり、チーム意識が下がる

リスクが高いでしょう。

 

そこで例えば、ジョブディスクリプション(職務記述書)に定められた業務だけでなく、評価の対象となる項目を緻密に設定しておく対策が考えられます。上司だけでなく、部下からの社員評価、他部署からの評価なども、場合によっては効果的かもしれません。

 

要は、ジョブディスクリプション導入以前からある、社員の良い特徴が消えることのないように工夫する必要があるのです。効率主義な欧米では当たり前のジョブディスクリプション。

 

そのままそっくり真似するのではなく、現状分析をした上で、適切な取り入れ方を見極め、欧米流と日本流のハイブリットな雇用を目指すのが大切です。

まとめ

今回は、ジョブディスクリプション(職務記述書)の導入検討をしている経営者・人事向けに、ジョブディスクリプションの

・意味/記載内容
・作成における注意点
・メリット
・デメリット
・記載事例
・導入において心がけるべきこと

を順に解説しました。作成に当たっては、

「役職に関わらず、できるだけ多様な意見を参考にする」
「定期的な見直し」

の2点を念頭に入れつつ、

・助け合いの精神がなくなり、チーム意識が下がる

といった導入リスクも考慮した上で、現状の良さをなくさない慎重な取り組みを心がけましょう。

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