この記事ではテレアポをする際に受付を突破して、担当者へ取り次ぎを成功させるまでの対処法や注意点について解説します

「トークスクリプトの冒頭の挨拶ばかり繰り返していてテレアポが辛い」
「アポイント獲得どころか、担当者と会話すらこぎつけない」
「せっかく身に付けた商品知識やセールストークを活かす場面がやってこない」

上記のような悩みを解消するために、方法や考え方を徹底解説した記事になっています。

最後までお読みいただければ、テレアポでの受付突破数が各段にあがり、アポイント獲得率向上するでしょう。

テレアポで受付突破できない原因

なぜテレアポで受付突破ができないのか原因を紹介します。

受付の段階でお断りされてしまうのは、次の3つの原因がある場合がほとんどです。

1. 新規営業を断っている
2. 既に似たようなサービスを利用している
3. アポインターの話がわかりづらい

それぞれ詳しく解説していきます。

新規営業を断っている

電話を架けた先の企業が新規営業を断るスタンスだと受付突破が難しいです。

営業電話が多い企業の代表番号だと、マニュアルが整備されていたり上司からの指示が明確にあったりして、最初の挨拶や用件を伝えただけで拒否される場合が多いでしょう。

以下は新規営業をすぐ断る企業側の状況や心理の例です。

【新規営業を断る側の心理・状況】

• 対応マニュアルに営業と分かったら断るルールになっている
• 似たような営業電話に仕事を中断されていてウンザリしている
• 上司から取引先以外の電話は拒否するよう指示されている

上記のような理由から、会社によっては新規営業を断っているので受付突破できず、テレアポをする側での改善は難しい場合があります。

既に似たようなサービスを利用している

自社で既に取り入れているサービスや使用している商品についての営業電話だと判断された場合、受付の時点で拒否されてしまいテレアポは失敗に終わります。

既存のサービスを入れ替える必要がないと思う相手側の心理は以下のようなものがあります。

【サービスを入れ替えたくない相手の心理】

• サービスを刷新する工数が面倒で抵抗がある
• 目の前の業務に追われていて余裕がない
• 既に今のサービスで満足している

但し、中にはお断りの常套句として「もう使っているから…」と言われてしまうケースもあるので注意が必要です。

アポインターの話がわかりづらい

電話をかけるアポインター自身の話がわかりづらいと、間違いなく受付の時点で拒否されてしまい、担当者への取り次ぎは不可能でしょう。

基本的にBtoBの営業先の相手は仕事中です。

忙しい時間に何かよく分からない説明をされても、理解してあげようという余裕のある対応はしないものです。

わかりづらい話し方には以下のような特徴があります。

【わかりづらいトーク例】

• 一文が長く要点がまとまっていない
• 結論が後回しになっている
• 一方的で相手との会話をする気がない

上記以外にも専門用語ばかり並べて、自社のサービスの良さを抽象的に説明するなどもNG。

忙しい時間を割いてでも、こちらの話を聞くメリットを感じさせるよう、話はコンパクトに要点をまとめて話すよう心がけましょう。

テレアポで受付突破するコツ

ここまでテレアポで失敗する理由を解説してきましたが、それではどうすれば受付突破してアポイント獲得ができるかのコツを紹介します。

以下3つの方法で受付を突破しましょう。

1. 言葉遣いや話し方を改善する
2. トークスクリプトを用意する
3. 資料送付の許可を得る

言葉遣いや話し方を改善する

テレアポは言葉遣いと話し方が重要です。

電話は声だけで接客するようなもの。

自分の言葉遣いや話し方だけで第一印象が決まるので、以下の方法で改善すると良いでしょう。

【言葉遣いや話し方改善の方法】

• ビジネスマナーや基本的な敬語を身に付ける
• 言葉遣いだけでなく、声のトーンや抑揚をつけて話す
• 自分のトークを他人から評価して貰って練習する

受付の時点で印象が悪いと電話を切られてしまいます。

自然で印象の良い話し方ができるよう、練習を繰り返しましょう。

トークスクリプトを用意する

法人相手の電話営業であっても、事前にトークスクリプトは用意しましょう。

経験が浅い担当者であっても安心して任せられる仕組みが整っていれば、アポイント獲得の数も多くなるはず。

具体的には次のようなポイントをおさえて、準備しておくと良いでしょう。

【用意するポイント】

• 挨拶、担当者取り次ぎ、商品説明、アポイント日時約束などの流れを決める
• 想定される質問への回答集を作る
• 完成したら二人一組で読み合わせをする

理想としては、新人アポインターでも安定したテレアポができるトークスクリプトです。

できるだけ詳細に作成できると良いですね。

資料送付の許可を得る

テレアポの受付突破に苦戦している場合、資料送付の許可だけでも得られるとアポイント獲得数は各段にあがります。

資料送付ができれば再アプローチのチャンスを獲得したも同然です。

また、以下のメリットがあるので、是非資料送付だけでも取りつけられるよう努力しましょう。

【資料送付のメリット】

• 次回架電時に「送付した資料の件で」と連絡の理由付けができる
• 資料送付の時に担当部署名や担当者名を確認できる
• 商品やサービスについて概要を認識して貰えるので話が早い

上記のように契約やアポ獲得とまではいかなくとも、資料を送る了承を得るまでは粘ってみると良い結果が出るはずです。

テレアポで受付突破を目指すトークスクリプトを作るには？

最初の受付を突破するのに重要なトークスクリプト。

テレアポでは準備必須なツールですが、以下のポイントに注意して作成しましょう。

1. 簡潔に流れを伝えられる構成にする
2. テレアポ後に分析し、改善する

それぞれ詳しく解説していきます。

簡潔に流れを伝えられる構成にする

対面の営業とは違い、資料やチラシなどを見せつつ全体像をお伝えすることが難しいテレアポ。

話の流れや構成が複雑だと電話を受けた相手が面倒に感じて拒否されてしまうリスクがあります。

事前に以下のようなトークスクリプトとして、簡潔な構成を準備しておきましょう。

【トークスクリプトの構成例】

• 挨拶と簡単な自己紹介
  ↓
• 目的の説明、担当者取り次ぎ
  ↓
• 商品メリットの説明
  ↓
• 悩みや困りごとについて質問する
  ↓
• 質問への回答
  ↓
• アポイント日時を調整する

短い時間で簡潔に話の流れをまとめる構成にすることがポイントです。

忙しい中で話を聞いている相手にとって、短い時間で分かりやすい内容にしなければなりません。

テレアポ後に分析し、改善する

受付突破が上手くいかなくても、後から分析できるよう記録をデータ化することを忘れないようにしましょう。

いつ、どこで、どのようなトークで受付を突破できなかったのか、記録がなければ改善活動もできません。

以下のようなポイントで、取った記録をもとに振り返って改善活動を繰り返しましょう。

【振り返り・分析のポイント】

• 断られるポイントがいつも同じ箇所ではないか
• 担当者に繋がりやすい時間帯がないか
• すぐに営業電話だとわかるトークではないか
• NOと言われやすい質問や言葉選びはないか
• 具体的で結論が伝わるトークになっているか

受付突破できない時になぜできなかったか反省・改善をはかることが重要です。

また、修正のなされないトークスクリプトを使い続けても、営業力は向上しません。

こまめに改善し続ける意識を持ちましょう。

テレアポで受付突破する際の注意点

電話を架けて繋がった後、最初の1分が重要です。

テレアポでスムーズに受付を突破したいなら、次の2点に注意しましょう。

1. 最初から商品・サービスの話は控える
2. 相手に好印象を残せるようにする

それぞれ詳しく解説していきます。

最初から商品・サービスの話は控える

テレアポで受付と繋がって、いきなり商品やサービス提案をするのは控えましょう。

受付として電話を取った相手が、提案したいサービスについて知識があるとは限りません。

「よく分からない電話だ。」と印象を持たれた瞬間に受付突破の確率は低くなります。

以下のようなトークで、スムーズな受付突破を目指しましょう。

【担当者取り次ぎ依頼時のトーク例】

• 〇〇のコスト削減につながるご紹介の電話です。ご担当者様をお願いいたします。
• 〇〇の件でご連絡いたしました。ご担当者様をお願いいたします。
• 現在ご利用でいらっしゃる◯◯のシステムの件でお電話いたしました。◯◯ご担当者の方をお願いいたします。

電話の最初から商品のアピールをしてしまうと、相手もすぐに電話を切りたくなるので控えた方がよいでしょう。

相手に好印象を残せるようにする

どの仕事でも言えますが、印象の良い人からの接客は気持ちの良いものです。

テレアポでも例外では有りません。

しかも自分の声と話し方だけが勝負になるテレアポのお仕事。

対面での感じよさは相手に伝わりません。

以下のコツをおさえて、声だけの接客でも好印象を残せるよう心がけましょう。

【好印象を持たせるコツ】

• 口角を上げて、普段より半音上のトーンで話す
• 語尾は伸ばさず、言い切る
• 一文は短く「～ので」「でして」は一文に一回のみ使う

好印象を持って貰えれば長く話を聞いて貰える確率が高まります。

アポイントや契約獲得を目指すために、電話対応で好印象に感じてもらえるようスキルを高めましょう。

代行サービス『REMOSELL（リモセル）』なら受付突破も目指せる！

テレアポでのアポイント獲得や運営に苦戦している場合は、テレアポ代行サービス「REMOSELL（リモセル）」に是非ご相談ください。

テレアポ代行サービス「REMOSELL」なら、コール担当がBtoB経験豊富なメンバーが多く揃っているため、人材採用から育成のコストをかけずとも、高い対応品質でお手伝いできます。

かかる費用は通話がつながった分の『通話課金型』と『アポイント課金型』をハイブリッドさせた業界初の料金体系を採用し、低コストでのサービス提供が可能。

しかも、160万社以上の企業データから作成したリストを無償提供でき、自社でリストを作成する手間を省けるのも大きなメリットの一つです。

『REMOSELL』の特徴まとめ

• BtoB経験豊富なコール担当の高品質対応
• トークスクリプトの準備も対応可能
• 業界初の料金体系である通話課金型を採用
• 業種問わず実績があり、多彩なアプローチが可能
• 160万社以上の企業データから作成した営業リストを無償提供

自社の貴重なリソースを商談や商品開発に集中させたいのなら、テレアポの営業は「REMOSELL」にお任せください。

まとめ

ここまで、テレアポで受付を突破するための方法と注意点を紹介してきました。

実際に自社のリソースでテレアポを行うとなると、今回紹介した受付突破のコツ以外にも膨大な準備・教育・改善活動が欠かせません。

できるだけ運用のための工数や費用をかけずにテレアポをするなら、テレアポ代行サービス「REMOSELL（リモセル）」にご相談ください。

160万社の企業データからのリスト提供も可能で、実際の電話対応を行うコール担当もBtoB経験豊富な人材が揃っているので、貴社は商談や商品開発に集中できます。

ぜひ一度、無料相談をご利用ください。